Auftragsverarbeitungsverträge automatisch verwalten
Alle Daten werden ausschließlich auf europäischen Servern gehostet - DSGVO-konform und sicher.
Zertifizierte Informationssicherheit nach internationalem Standard - für maximalen Schutz Ihrer Daten.
Unser Expertenteam begleitet Sie bei jedem Schritt - zertifiziert, erfahren und persönlich erreichbar.
Die AVV- & Dienstleisterlösung von Proliance 360 ist für Sie richtig, wenn Sie...
Warum Proliance 360 für Ihre AVV-Verwaltung?
Sehen Sie auf einen Blick, was sich konkret ändert - weniger Aufwand, mehr Überblick, volle Auditbereitschaft.
Ohne Proliance 360
- AVVs verstreut in E-Mail-Postfächern, Ordnern und Excel-Listen
- Kein Überblick, welche Dienstleister einen gültigen AVV haben - und welche nicht
- Audit-Stress: Nachweise suchen, zusammenstellen, erklären - unter Zeitdruck
- Veraltete Verträge: Änderungen bei TOMs oder Unterauftragsverarbeitern werden übersehen
- Mehrfacharbeit: Jede Gesellschaft verwaltet AVVs separat
- Haftungsrisiko: Ein fehlender AVV nach Art. 28 DSGVO kann Bußgelder bis zu 10 Mio. € auslösen
Mit Proliance 360
- Alle AVVs zentral an einem Ort - nach Dienstleister, Status und Ablaufdatum sortiert
- Automatische Erinnerungen, wenn ein Vertrag ausläuft oder aktualisiert werden muss
- Audit-Export auf Knopfdruck - strukturiert, vollständig, sofort bereit
- TOMs und Risikoklassifizierung direkt am Dienstleister hinterlegt
- Eine Plattform für mehrere Gesellschaften - kein doppelter Aufwand
- Lückenlose Dokumentation nach Art. 28 DSGVO - jederzeit nachweisbar
Was sind typische Assets, die Sie mit Proliance 360 verwalten?
Der Asset Hub in Proliance 360 erfasst alle drei Kategorien von Assets, die im Datenschutz relevant sind - und verknüpft sie direkt mit Ihren AVVs, Prozessen und Risikobewertungen.
Welche Tools verarbeiten personenbezogene Daten?
Wer nutzt welche Software, wofür – und ist ein AVV erforderlich? Der Asset Hub bringt Ordnung in Ihre IT-Systemlandschaft: Erfassen Sie alle Tools, die personenbezogene Daten verarbeiten, dokumentieren Sie Datenarten, Nutzungskontext und Auftragsverarbeiter-Status DSGVO-konform – verknüpft mit Prozessen und Risikobewertungen.
Typische Beispiele: CRM-Systeme, HR-Software, E-Mail-Marketing-Tools, Cloud-Dienste wie Google Workspace oder Microsoft 365.
Wer ist in Ihre Datenprozesse eingebunden?
Von Freelancern über externe Dienstleister bis zu verbundenen Unternehmen: Machen Sie sichtbar, wer Zugriff auf personenbezogene Daten hat. Dokumentieren Sie Rollen, Zwecke, Verträge und AVV-Status zentral – für volle Transparenz und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen nach Art. 28 DSGVO.
Erfassbare Typen: Freelancer, externe Unternehmen, verbundene Unternehmen, öffentliche Stellen.
Wo liegen personenbezogene Daten?
Lokale Server, externe Rechenzentren oder Cloud-Dienste: Der Asset Hub zeigt Ihnen, wo Daten gespeichert werden, wer sie betreibt und ob die Compliance-Anforderungen erfüllt sind. Ordnen Sie jedem Speicherort Betreiber, Zwecke und Datentypen zu – und wissen Sie sofort, was zu tun ist.
Unterstützte Typen: Selbstbetriebene Datenspeicher (z. B. eigene Serverräume), 3rd-Party-Hosted (z. B. Equinix, DigitalOcean) und Cloud-hosted (z. B. AWS S3, Microsoft 365, Google Cloud Storage).
Proliance 360 enthält eine Datenbank mit über 400 vorbefüllten Assets der meistgenutzten Software-Anbieter und Dienstleister - damit reduzieren Sie Ihren Setup-Aufwand um bis zu 50 %. Einmal erfasste Assets werden plattformweit wiederverwendet: im VVT, bei TOMs, bei Risikoanalysen.
So verwalten Sie AVVs mit Proliance 360 - ohne Aufwand, ohne Lücken
Proliance 360 bringt alle Auftragsverarbeitungsverträge und Dienstleister in eine zentrale, strukturierte Übersicht. Sie sehen auf einen Blick, was vorliegt, was fehlt und was erneuert werden muss - und können Nachweise auf Knopfdruck exportieren.
Kostenloses AVV-Muster herunterladen
Nutzen Sie unser praxiserprobtes Standard-Muster für Ihre Dienstleister als ideale rechtliche Basis nach Art. 28 DSGVO.
In drei Schritten zu lückenloser AVV-Verwaltung
Pakete & Preise - wir finden gemeinsam die passende Lösung
Proliance 360 ist in zwei Paketen verfügbar. Beide beinhalten den Asset Hub mit AVV-Verwaltung, Dienstleister-Management und Datenspeicher-Dokumentation.
98% Zufriedenheit: Über 3.000 Unternehmen schenken Proliance seit 2017 ihr Vertrauen
AVV-Software allein reicht nicht aus? Kein Problem: Proliance ist auch persönlich für Sie da
Persönliche Datenschutz-Expertise für Beratung, externe DSB-Unterstützung und Audits - passend zu Ihrem Bedarf.
Bereit, Ihre AVV-Verwaltung zu automatisieren?
Häufige Fragen zur Compliance Management Software
Mit dem neuen Asset Hub Modul in Proliance 360 lösen wir wesentliche Herausforderungen, die unsere Kunden in der Verwaltung ihrer Dienstleister, Software und Datenspeicher haben. Hier sind die zentralen Probleme, die der Asset Hub löst:
1. Fehlende Transparenz
Viele Unternehmen haben keine vollständige Übersicht über die verwendete Software, ihre Dienstleister oder Datenspeicher. Diese fehlende Transparenz kann zu Risiken führen, insbesondere im Bereich Datenschutz und Compliance. Mit dem neuen Asset Hub Modul bietet Proliance eine zentrale digitale Lösung, die eine umfassende und aktuelle Liste aller Assets enthält. So haben Unternehmen stets den Überblick über alle relevanten Informationen und können diese leicht abrufen.
2. Redundante Erfassung von Assets
Das neue Modul beseitigt diese Redundanzen und ermöglicht eine einheitliche, zentrale Erfassung der Assets, was den Prozess deutlich effizienter macht. Einmal erfasste Assets können in verschiedenen Bereichen der Plattform wiederverwendet werden, ohne dass eine erneute Eingabe erforderlich ist.
3. Kein Überblick über die Verwendung von Assets in Prozessen
Das neue Modul bringt Transparenz in diese Bereiche, indem es eine klare Verknüpfung zwischen den Assets und den Prozessen, in denen sie eingesetzt werden, bietet. So können Unternehmen leichter nachverfolgen, welche Assets in kritischen Prozessen verwendet werden, und entsprechende Maßnahmen zur Risikominderung ergreifen.
4. Keine Möglichkeit zum Löschen von Elementen
Mit dem neuen Asset Management Modul können Unternehmen nun Assets, die nicht mehr benötigt werden, effizient archivieren oder löschen, was zu einer besseren Datenpflege und Übersichtlichkeit beiträgt.
5.Fehlende Dokumentation von Audits
Das neue Modul schließt diese Lücke, indem es eine vollständige Dokumentation von Audits ermöglicht. Dies erleichtert es Unternehmen, Prüfungen und Kontrollen revisionssicher zu dokumentieren und jederzeit darauf zurückzugreifen, falls erforderlich.
6. Erfassung geplanter Software und Dienstleister in der Evaluierungsphase
Mit dem neuen Modul können geplante Software und Dienstleister bereits in der Evaluierungs- oder Prüfungsphase erfasst und dem Datenschutzbeauftragten (DSB) zur Überprüfung vorgelegt werden. Dies vereinfacht die Compliance-Prüfung und spart wertvolle Zeit, da Unternehmen frühzeitig die relevanten Informationen bereitstellen können.
7. Reduktion des Erfassungsaufwands durch die Proliance-Datenbank
Die integrierte Proliance-Datenbank erleichtert den Nutzern die Erfassung von Assets erheblich, indem sie vorbefüllte Inhalte bereitstellt. Dies reduziert den manuellen Aufwand für die Erfassung und spart Zeit, da relevante Informationen bereits vorkonfiguriert und sofort verfügbar sind. Kunden profitieren so von einer schnelleren und genaueren Datenerfassung.
Die Erfassung von Drittparteien umterstützt dabei, die Transparenz über die Beteiligten an Datenprozessen zu erhöhen und sicherzustellen, dass datenschutzrechtliche Anforderungen eingehalten werden. Drittparteien sind oft entscheidend für den Betrieb und die Verwaltung von Software, den Zugriff auf Datenspeicher und weitere Prozesse.
Arten von Drittparteien:
Folgende Typen von Drittparteien können in der Plattform erfasst werden:
- Freelancer: Einzelpersonen, die als externe Fachkräfte arbeiten und Zugriff auf bestimmte Daten oder Systeme haben können.
- Unternehmen: Externe Firmen, die Dienstleistungen für unser Unternehmen erbringen und als Datenverarbeiter oder Empfänger fungieren.
- Verbundene Unternehmen: Organisationen, die mit Proliance verbunden sind und möglicherweise Daten im Rahmen der Geschäftsbeziehung teilen.
- Öffentliche Stellen: Behörden oder staatliche Institutionen, die Daten empfangen oder Zugriff darauf haben können.
Die Erfassung von Datenspeichern im Asset Hub ist ein zentraler Bestandteil unseres Informationsmanagements. Diese Übersicht ermöglicht es, alle relevanten Datenspeicher zu dokumentieren, um Transparenz und Compliance im Umgang mit sensiblen Daten zu gewährleisten.
Arten von Datenspeichern im Asset Hub:
- Selbstbetriebene Datenspeicher
- Definition: Diese Art von Datenspeicher wird vom Unternehmen selbst betrieben.
- Verknüpfung: Es erfolgt eine Angabe oder Verknüpfung mit einer spezifischen Betriebsstätte, an der sich der Datenspeicher physisch befindet.
- Beispiele: Lokale Serverräume, firmeneigene Rechenzentren.
- 3rd-Party Hosted Datenspeicher
- Definition: Ein Datenspeicher, der von einem Dritten gehostet wird. Hierbei beauftragt das Unternehmen einen externen Anbieter, der die Infrastruktur bereitstellt.
- Verwendung: Diese Option wird genutzt, wenn beispielsweise Server bei einem Rechenzentrumsanbieter angemietet werden.
- Beispiele: Datenspeicherung bei Rechenzentrumsanbietern wie Equinix oder DigitalOcean.
- Cloud-hosted Datenspeicher
- Definition: Vollständig gemanagte Cloud-Dienste, bei denen das Unternehmen die Daten bei einem Cloud-Anbieter speichert und verwaltet.
- Verwendung: Hier handelt es sich um Services, bei denen der Anbieter sowohl die Hardware als auch die Softwareumgebung vollständig managt.
- Beispiele: AWS S3, Microsoft 365, Google Cloud Storage.
Die Proliance-Datenbank ist eine optionale Funktion unserer Datenschutzmanagement-Plattform, die nicht in den kleineren Paketen enthalten ist. Diese Funktion bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihren Aufwand bei der Erfassung und Verwaltung von Assets deutlich zu reduzieren und durch die Nutzung vorbefüllter Einträge effizienter zu arbeiten.
Vorteile der Asset-Datenbank:
- Vorbefüllte Assets: Die Datenbank enthält über 400+ der meistgenutzten Assets, die von uns kontinuierlich gepflegt und weiterentwickelt werden. Dies ermöglicht es Nutzern, gängige Software- und Dienstleistungseinträge direkt zu übernehmen, ohne diese manuell auszufüllen. Wichtig: Vor allem bei “Drittparteien” sind Ergänzungen und individuelle Anpassungen der Einträge nötig - der Aufwand hierfür ist aber deutlich geringer, als bei der komplett manuellen Neuanlage.
- Aufwand sparen: Durch die Nutzung vorbefüllter Einträge können Unternehmen Zeit sparen, da die wichtigsten Informationen zu den Assets bereits vorhanden sind.
- Proliance Assistent: Der Proliance Assistent bietet spezifische Hilfe und Informationen zu jedem Asset und den zugehörigen Fragen, was den Erfassungsprozess unterstützt und Unsicherheiten reduziert.
