Muster: Verarbeitungsverzeichnis (VVT)
Für wen ist das VVT-Muster geeignet?
Sobald Ihr Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet, muss es ein Verarbeitungsverzeichnis oder Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen (Abkürzung: VVT). Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist ein elementarer Bestandteil der verpflichtenden Dokumentation im Datenschutz. Damit belegen Sie, dass Ihr Unternehmen datenschutzkonform arbeitet. Außerdem hilft das VVT, den Überblick über alle internen Datenverarbeitungen zu behalten.
Das Proliance Verarbeitungs- bzw. Verfahrensverzeichnis DSGVO Muster zum Download unterstützt Sie bei der Umsetzung der DSGVO.
So nutzen Sie das VVT-Datenschutz-Muster
Ein Verarbeitungsverzeichnis nach DSGVO kann digital oder handschriftlich geführt werden. Eine digitale Führungsweise ist weitaus komfortabler und leichter zu aktualisieren, Sie können jedoch auch problemlos unser kostenloses Muster nutzen.
Sprache: Das Verzeichnis können Sie in deutscher Sprache anlegen und führen. Die Aufsichtsbehörden können sogar von international tätigen Firmen ein VVT in deutscher Sprache verlangen, sofern die Datenverarbeitungen in Deutschland stattfinden.
Form: Eine feste Form ist für das Verzeichnis nicht vorgegeben. Es gibt jedoch Angaben, die unbedingt enthalten sein müssen. Mit unserer Mustervorlage zum Download stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Elemente enthalten sind.
Inhalt des VVT-Musters: Diese Angaben müssen enthalten sein
In einem VVT müssen Unternehmen alle Verarbeitungstätigkeiten von personenbezogenen Daten dokumentieren. Als Verarbeitung werden alle Prozesse und Abläufe im Unternehmen klassifiziert, bei denen personenbezogene Daten erhoben, gespeichert, verändert, übermittelt, gesperrt oder gelöscht werden.
Die Anforderungen an den Inhalt des Verzeichnisses sind in Art. 30 DSGVO geregelt. Unterschieden wird zwischen dem VVT, das datenschutzrechtlich Verantwortliche führen müssen und dem Verzeichnis für Auftragsverarbeiter.
Unser VVT-Muster enthält alle wichtigen Angaben, die in einem Verarbeitungsverzeichnis enthalten sein müssen:
- Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
- Zweck der Verarbeitung
- Datenkategorien
- Auflistung der Betroffenen nach Kategorien
- Auflistung aller Datenempfänger/ zur Einsicht befugten Personen (oder Kategorien von Empfängern sowie Drittlandempfänger)
- Getroffene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
- Löschfristen
Falls im Unternehmen bereits Dokumente, wie ein Datenschutz- oder Löschkonzept existieren, können Sie im VVT-Muster darauf verwiesen.
Um den Überblick über wichtige Datenschutzdokumente wie Ihr VVT zu behalten, empfiehlt sich der Einsatz einer Software wie Proliance 360. Damit haben Sie Ihr Datenschutzmanagement im Griff und managen VVT-Muster und weitere Vorlagen an einem zentralen Ort.
Verarbeitungsverzeichnis erstellen: Mit Muster oder per Software
Die Erstellung und Pflege des VVT gehört zwar nicht zu den von der DSGVO definierten Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten. Dennoch ist es sinnvoll, ihm diese Tätigkeit zu übertragen, sofern Sie einen Datenschutzbeauftragten haben.
Wichtig: Das VVT muss im Arbeitsalltag aktiv geführt und aktualisiert werden. Dazu zählt auch die Aufgabe, Verarbeitungsvorgänge aus dem Verzeichnis zu löschen, die nicht mehr aktuell sind.
