Datenschutz-Dokumentation: automatisch, strukturiert & zeitsparend
Datenschutz-Dokumentation ist Pflicht – aber muss nicht aufwendig sein. Mit Proliance 360 dokumentieren Sie automatisch, lückenlos und DSGVO-konform. Ohne Excel, ohne manuelle Nacharbeit.
Typische Unternehmensprozesse in Proliance 360
Konkreten Korrekturhinweisen in Proliance 360
Audits und interne Prüfungen in Proliance 360
Warum scheitert Datenschutz-Dokumentation so oft in der Praxis?
Viele Unternehmen wissen: Datenschutz-Dokumentation ist keine Option – sie ist gesetzliche Pflicht. Trotzdem kämpfen die meisten täglich mit denselben Problemen:
- Dokumentation läuft über Excel-Listen und E-Mails
- Keine Übersicht, welche Dokumente aktuell und vollständig sind
- Bei Audits fehlen Nachweise – kurzfristiger Stress
- Kein internes Know-how, wer was dokumentieren muss
- Mehrere Gesellschaften, aber keine zentrale Ablage
Das Ergebnis: Lücken in der Dokumentation, Haftungsrisiken und unnötiger Aufwand – obwohl es auch anders geht.
So automatisiert Proliance 360 Ihre Datenschutz-Dokumentation
Proliance 360 unterstützt Sie dabei, Ihre Dokumentation effizient aufzusetzen. Statt manueller Pflege erhalten Sie eine zentrale, strukturierte und jederzeit audit-ready Dokumentation – auf Knopfdruck.
Was ist in der Datenschutz-Dokumentation enthalten?
Proliance 360 deckt alle relevanten Dokumente ab, die Sie für eine DSGVO-konforme Dokumentation benötigen:
Hinweis
- Datenschutzrichtlinien & interne Richtlinien
- Vorlagen für Auftragsverarbeitungsverträge (AVVs)
- Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA)
- Datenpannen-Dokumentation
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
- Betroffeneninformationen (Art. 13/14 DSGVO)
- Löschfristen mit VVT dokumentieren
- Schulungsnachweise
Datenschutzrichtlinien nicht nur schreiben – sondern nachweislich umsetzen
Eine Richtlinie ist erst dann wirksam, wenn Ihre Mitarbeitenden sie gelesen und akzeptiert haben. Das Policy Center schließt diese Lücke: Sobald eine Richtlinie freigegeben ist, erhalten Mitarbeitende eine Aufgabe in ihrem persönlichen Posteingang – lesen, bestätigen, fertig.
Jede Bestätigung erzeugt automatisch einen fälschungssicheren Beleg mit Zeitstempel und Versionsnummer – audit-ready für DSGVO-Nachweise nach Art. 32.
- Kein E-Mail-Versand, keine Excel-Listen, keine Unterschriftenmappe
- Automatischer Re-Sign-Prozess bei jeder neuen Richtlinienversion
- Optional: KI-gestützte Verständnisprüfung als Add-on buchbar
Für wen eignet sich die Datenschutz-Dokumentation?
Proliance 360 eignet sich für Unternehmen, die ihre Dokumentation professioneller und effizienter verwalten möchten.
Mit Proliance 360 Software
- Für Geschäftsführer & C-Level
- Für Compliance Manager & Datenschutzbeauftragte
- Für Assistenz & Office Manager
Auch für Informationssicherheit: Das Dokumentationsmodul ist Teil der Proliance 360 Plattform und unterstützt neben DSGVO auch ISMS-Anforderungen nach ISO 27001 und NIS2.
98% Zufriedenheit: Über 3.000 Unternehmen schenken Proliance seit 2017 ihr Vertrauen
Datenschutz Dokumentation-Software allein reicht nicht aus? Kein Problem: Proliance ist auch persönlich für Sie da
Persönliche Datenschutz-Expertise für Beratung, externe DSB-Unterstützung und Audits - passend zu Ihrem Bedarf.
Datenschutz-Dokumentation einfach & effizient – jetzt Demo anfragen
Häufige Fragen zur Compliance Management Software
Ja. Der Docu Hub löst den bisherigen Bereich vollständig ab und überführt Dokumentation in ein versioniertes, revisionssicheres System.
Ja. Uploads (z. B. PDF, Word) bleiben möglich; zusätzlich könnt ihr direkt im Editor arbeiten und externe Quellen mit Snapshots referenzieren.
Ja. Er ist das Fundament der ISMS-Software, Proliance InfoSec . Dokumente sind wiederverwendbar für Controls und zukünftige ISMS-Module.
Weil alle Compliance-Dokumente an einem Ort liegen: versioniert, mit Verantwortlichkeiten und Freigaben. Das reduziert Abstimmungen, vermeidet Doppelarbeit und macht euch schneller auditbereit.
Word/Ordner liefern keine geprüften Workflows, keine lückenlose Historie und keine verlässlichen Freigaben. Der Docu Hub bietet Versionierung, Rollen (Eigentümer/Prüfer), Audit-Exports und Verknüpfungen zu VVT, weiterer Software und Drittparteien – alles nachvollziehbar und revisionssicher.
Durch zentrale Ablage, strukturierte Kategorien und die Verknüpfung von Dokumenten mit dem Verarbeitungsverzeichnis und den ISMS-Controls. Das sorgt für eine „Single Source of Truth“ statt Mehrfachpflege.
