Was ist eine GRC-Plattform und wie hilft sie Ihrem Unternehmen?

Was ist GRC?

GRC steht für Governance, Risk und Compliance. Gemeinsam bilden sie die drei Säulen für ein strategisches Framework, innerhalb dessen Unternehmen Verantwortlichkeiten, Risikomanagement und regulatorische Pflichten ganzheitlich organisieren können. Das steckt konkret hinter den Begriffen:  

Drei Säulen, ein Ziel: Warum Unternehmen GRC ganzheitlich umsetzen sollten

Governance, Risk und Compliance sind eng miteinander verflochten. Es ist wichtig, sie gemeinsam zu betrachten. Denn Governance funktioniert nicht ohne ein Bewusstsein für Risiken und effizientes Risikomanagement setzt voraus, das alle im Unternehmen Vorschriften und Gesetze einhalten.

Eine zentrale GRC-Strategie ist dafür unverzichtbar. Sie schafft den notwendigen Rahmen, um Unternehmensziele, Risiken und regulatorische Anforderungen in Einklang zu bringen. Gleichzeitig berücksichtigt sie die internen Prozesse, Systeme und Mitarbeiter, die diese Strategie umsetzen müssen.

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Was passiert ohne zentrale GRC-Strategie?

Ohne eine integrierte GRC-Strategie entstehen im Unternehmen gefährliche Lücken und erhebliche Ineffizienzen:

• Intransparente Datensilos, weil Informationen zu Risiken, Maßnahmen und Compliance-Anforderungen über Excel-Dateien, E-Mails und Ordner verstreut sind.
• Manueller Aufwand, weil Mitarbeiter Stunden damit verbringen, Daten manuell zu sammeln, zu konsolidieren und in Berichte zu packen.
• Ineffiziente Zusammenarbeit, da die dezentrale Abstimmung zwischen IT, Recht, Compliance und Management mühsam und fehleranfällig ist.
• Mangelnde Agilität bei der Umsetzung notwendiger Maßnahmen zur Einhaltung neuer Vorschriften wie NIS2.
• Erhöhtes Risiko durch das Übersehen von Risiken oder Pflichten.

Wie setzt man ein GRC-Framework auf?

Um eine GRC-Strategie aufzusetzen, können Unternehmen anhand einer Bestandsaufnahme aller GRC-relevanten Daten und Prozesse einen Fahrplan entwickeln, der Ziele und Maßnahmen festhält, bevor sie diese in konkrete Aufgaben übersetzen.  

Die Entwicklung einer GRC-Strategie ist allerdings mit Aufwand verbunden:  

• Compliance-Anforderungen müssen dokumentiert,
• Risiken identifiziert und überwacht,
• Kontrollen getestet und
• Audits vorbereitet werden.

Wer dabei auf Tabellen, dezentrale Dateiablagen und Abstimmungen per E-Mail setzt, muss viel manuelle Arbeit erledigen und schafft zahlreiche potenzielle Fehlerquellen.

Besonders für kleinere und mittlere Unternehmen ist das problematisch. Oft muss eine Person oder ein kleines Team alles managen und verliert schnell den Überblick.

Wie eine GRC-Plattform Unternehmen unterstützt

Eine GRC-Plattform unterstützt kleine und große Organisationen von Anfang an dabei, ihre GRC-Strategie nachhaltig und sauber aufzusetzen.  

Was ist eine GRC-Plattform?

Eine GRC-Plattform ist eine zentrale Softwarelösung, die Unternehmen als Single Source of Truth dient. Innerhalb der Plattform sind alle Anforderungen, Risiken und Kontrollen zentral gepflegt. Neue Vorschriften können schnell integriert werden und Audits lassen sich mit wenig Aufwand vorbereiten.  

Zu den Kernfunktionen einer GRC-Plattform gehören typischerweise:

• Zentrales Richtlinienmanagement: Innerhalb der Plattform ist es möglich, interne Richtlinien zu erstellen, zu verteilen und zu verwalten. So stellen Organisationen zum Beispiel sicher, dass alle Mitarbeiter sie zur Kenntnis nehmen und zustimmen.
• Integriertes Risikomanagement: Nutzer erhalten eine Übersicht über Risiken und sehen beispielsweise auf einen Blick, welche Maßnahmen zur Reduzierung von Risiken festgelegt wurden und wer für die Umsetzung und Kontrolle verantwortlich ist.
• Effizientes Audit-Management: Compliance-Verantwortliche können interne und externe Audits steuern und dokumentieren. Die Plattform hilft ihnen zum Beispiel dabei, Nachweise für Überprüfungen zu sammeln.
• Automatisierte Kontrollen: Mit einer GRC-Plattform ist es möglich, wiederkehrende Aufgaben wie die jährliche Risikobewertung zu definieren, weitgehend zu automatisieren und zu verfolgen.
• Aussagekräftige Dashboards: Viele Plattformen bieten einen 360-Grad-Blick auf die GRC-Landschaft eines Unternehmens. Wichtige Eckpunkte des Frameworks bleiben so stets sichtbar und Verantwortliche können dem Management jederzeit fundierte und aktuelle Berichte vorlegen.

Mit einer GRC-Plattform können Verantwortliche ihre GRC-Prozesse digitalisieren und automatisieren und alle Verantwortlichen und Mitarbeiter jederzeit einbeziehen. Das reduziert manuellen Aufwand, schafft eine klare Sicht auf Risiken und ermöglicht automatisierte Compliance-Workflows. Außerdem bleiben KMU handlungsfähig, auch wenn neue Anforderungen und interne Anpassungen auf sie zukommen.

Was sind die Nachteile einer GRC-Platform?

Eine GRC-Plattform bietet Unternehmen umfassende Funktionen für zentrale, automatisierte Compliance. Gerade für große Unternehmen mit einem Compliance-Team mehreren Standorten und komplexen Reporting-Anforderungen ist eine solche Lösung sinnvoll.  

Allerdings ist die Implementierung einer GRC-Platform mit Aufwand und hohen Kosten verbunden. Ihre Bedienung erfordert umfassendes Know-how. Für kleinere Organisationen, bei denen Zeit und Ressourcen knapp sind, ist eine Kombination aus Beratung und Software-gestützten Prozessen oft die bessere Wahl.

Warum brauchen Unternehmen eine Lösung für übersichtliche Compliance?

Mit Vorschriften wie NIS2, DSGVO, dem Cyber Resilience Act und der KI-Verordnung wird das Thema Compliance immer wichtiger. Gleichzeitig müssen Unternehmen sich mit der steigenden Gefahr für ihre Cybersecurity beschäftigen.  

Anstatt all diese Anforderungen isoliert zu managen, ist es für Unternehmen sinnvoller, alle regulatorischen Anforderungen, Risiken und Kontrollen zentral zu organisieren. Der Einsatz einer Software ist sinnvoll, um Compliance-Anforderungen effizient und revisionssicher zu erfüllen, Bußgelder zu vermeiden und das Vertrauen von Kunden, Partnern und Regulatoren zu stärken. Doch es muss nicht zwingend eine umfassende GRC-Lösung sein.

Der einfache Weg zu integrierter Compliance: Beratung und Plattform von Proliance

Bei Proliance erhalten KMU und Unternehmen ohne eigenes Compliance-Team eine integrierte Lösung, die branchennahes Fachwissen und eine digitale Compliance-Plattform verbindet. Damit ist es auch ohne komplexe GRC-Plattform möglich, Compliance einfach, effizient und digital umzusetzen. Diese Kombination reduziert die Komplexität rund um Governance, Risk und Compliance und gibt Ihnen ein zentrales, intuitives Compliance-Werkzeug an die Hand, das zu Ihren Herausforderungen passt, ohne überladen zu sein.  

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• wo Risiken bestehen,
• welche Aufgaben anstehen und
• wie es um Ihre Compliance steht.

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