Datenschutz Muster
Datenschutzerklärung für Mitarbeiter

Muster: Datenschutzerklärung für Mitarbeiter

Erstellen Sie mit unserem kostenlosen Muster eine DSGVO-konforme Datenschutzinformation für Ihre Mitarbeiter.
Geeignet für Unternehmen, die Mitarbeiterdaten verarbeiten und ihren Informationspflichten gemäß DSGVO sicher nachkommen wollen.
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Warum ist es wichtig, Mitarbeiter über Datenschutz zu informieren?

Arbeitgeber müssen Bewerber und Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Datenerhebung gemäß Artikel 13 der DSGVO informieren. Weitere Vorgaben zur Art und Weise der Information von Kandidaten und Mitarbeitern enthält Artikel 12 der DSGVO. Informationspflichten spielen eine zentrale Rolle in der DSGVO und sind im angemessenen gesetzlichen Umfang einzuhalten.

Verstoßen Unternehmen gegen diese gesetzlichen Vorgaben, können nach Art. 83 Abs. 5 lit. b DSGVO Bußgelder bis zur Höhe von vier Prozent des jeweils gesamten weltweiten Jahresumsatzes anfallen.

Gibt es kostenlose Muster zur Datenschutzerkärung für Mitarbeiter?

Im Internet gibt es zahlreiche kostenlose Vorlagen. Ein schriftlicher Informationsfluss ist grundsätzlich zu empfehlen. Allerdings ist es wichtig, ein sicheres und geprüftes Muster zu verwenden. Wir bieten Ihnen ein passendes Muster für die datenschutzkonforme Information Ihrer Mitarbeiter an. Dieses dient als Vorlage und kann mit minimalen Anpassungen optimal z. B. als separates Informationsblatt ausgehändigt oder an Arbeitsverträge angehängt werden. So erfüllen Sie ganz einfach Ihre Informationspflichten nach Art. 13, 14 und 21 DSGVO.

Was beinhaltet die Vorlage zur Datenschutzerklärung für Arbeitnehmer?

Mitarbeiter sind grundsätzlich über die eigenen Rechte zu unterrichten, sowie in welchem Umfang und warum Daten verarbeitet werden. Um Unternehmen die Datenschutzinformationspflicht zu erleichtern, enthält das Muster für die Datenschutzvereinbarung für Arbeitnehmer folgende Inhalte, nach denen Sie sich richten können:

  • Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechtes
  • Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
  • Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
  • Kategorien personenbezogener Daten
  • Quellen der Daten
  • Empfänger der Daten
  • Übermittlung in ein Drittland
  • Dauer der Datenspeicherung
  • Rechte der Mitarbeiter
  • Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten
  • Automatisierte Entscheidungsfindung
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Häufige Fragen

Häufig gestellte Fragen brauchen immer gute Antworten.

Wann müssen Arbeitgeber Mitarbeiter nach Art. 13 DSGVO über die Datenverarbeitung informieren?

Bewerber und Mitarbeitende sind unmittelbar zum Zeitpunkt der Datenerhebung zu informieren – z. B. bereits bei der Eingabe in Bewerbungsportalen. Beim Onboarding erfolgt die Information typischerweise parallel zum Arbeitsvertrag. Verstöße können Bußgelder bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes nach sich ziehen. Das kostenlose Muster von Proliance deckt alle Pflichtangaben nach Art. 13, 14 und 21 DSGVO vollständig ab.

Was muss eine Datenschutzerklärung für Mitarbeiter nach Art. 88 DSGVO enthalten – und wie integriere ich sie in den Onboarding-Prozess?

Die Datenschutzerklärung informiert Mitarbeitende über Zweck, Rechtsgrundlage, Dauer, Empfänger und ihre Betroffenenrechte – und wird typischerweise parallel zum Arbeitsvertrag ausgehändigt oder als Informationsblatt beigefügt. Ergänzend ist eine separate Verschwiegenheitserklärung DSGVO-Pflicht. Proliance stellt beide Muster kostenlos bereit und begleitet HR-Teams persönlich durch den gesamten Onboarding-Prozess.

Gilt die Datenschutzinformationspflicht auch für Bewerber – und was ist bei KI-gestützter automatisierter Entscheidungsfindung zu beachten?

Ja – Bewerber sind bereits bei der Dateneingabe in Bewerbungsportalen zu informieren; werden sie übernommen, ist erneut eine Datenschutzinformation als Mitarbeitende erforderlich. Nutzt das Unternehmen automatisierte Entscheidungsfindung – z. B. KI-gestützte Bewerbungsauswahl – sind zusätzliche Informationspflichten einzuhalten. Proliance unterstützt mit Muster für Bewerber, Datenschutzschulungen und KI-Compliance-Beratung – aus einer Hand.

Häufige Fragen
Wann müssen Arbeitgeber Mitarbeiter nach Art. 13 DSGVO über die Datenverarbeitung informieren?
Was muss eine Datenschutzerklärung für Mitarbeiter nach Art. 88 DSGVO enthalten – und wie integriere ich sie in den Onboarding-Prozess?
Gilt die Datenschutzinformationspflicht auch für Bewerber – und was ist bei KI-gestützter automatisierter Entscheidungsfindung zu beachten?
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