Interner oder externer Datenschutzbeauftragter: Die richtige Wahl für Unternehmen

Interner oder externer Datenschutzbeauftragter: Unternehmen haben die Wahl

Betriebe, die zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet sind, können entweder eine geeignete interne Person benennen oder einen externen Datenschutzbeauftragten (DSB) bestellen. Beide Modelle sind datenschutzrechtlich zulässig, unterscheiden sich jedoch in ihrer praktischen Umsetzung, ihren Anforderungen und rechtlichen Folgen. Ein Blick auf die Details lohnt sich für alle, die vor der Wahl stehen.

Typische Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten

Allgemein besteht die Hauptaufgabe des betrieblichen Datenschutzbeauftragten nach DSGVO darin, das Unternehmen hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Pflichten zu unterrichten und zu beraten. In diesem Zusammenhang kommen noch weitere wichtige Aufgaben auf Unternehmens-DSBs zu:

• Überwachung der die Einhaltung der Datenschutz-Strategien im Unternehmen, unter anderem die Vorschriften fürs Home-Office
• Analyse und Instandhaltung des Datenschutzniveaus im Unternehmen und Beratung zu möglichen Verbesserungen
• Allgemeine fachliche Hilfestellung und Beratung für das Unternehmen auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis
• Kontrolle über die planmäßige Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter bezüglich datenschutzrelevanter Themen
• Kontroll- und Beratungsfunktion bezüglich der Datenschutz-Folgeabschätzung
• Überwachung und Unterstützung beim Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten
• Direkter Ansprechpartner der Aufsichtsbehörden und der von der Verarbeitung betroffenen Personen

Was zeichnet den internen Datenschutzbeauftragten aus?

Bei einem internen Datenschutzbeauftragten übergibt der Geschäftsführer einem Angestellten des Unternehmens die Aufgabe des Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 39 DSGVO. Hierfür muss der Mitarbeiter bestimmte Anforderungen und Pflichten erfüllen. Die nötige Fachkunde im Datenschutz muss er in der Regel erst erwerben, zum Beispiel im Rahmen von Fortbildungen.

Mit der Benennung gehen einige Besonderheiten einher, die Unternehmen beachten müssen. Nach seiner Benennung zum internen Datenschutzbeauftragten

• steht der Mitarbeiter unter besonderem Kündigungsschutz für internde DSBs
• hat der Mitarbeiter das Recht auf weitere Ansprüche, für die dem Unternehmen in der Regel Kosten entstehen, wie eine eigene Ausstattung oder Fortbildungen
• darf der Mitarbeiter in Bezug auf seine DSB-Tätigkeit im Unternehmen immer weisungsfrei handeln

Wer kann interner DSB werden?

Grundsätzlich kommt als interner Datenschutzbeauftragter mit Ausnahme von leitenden Mitarbeitern und der Geschäftsführung jeder Mitarbeiter in Betracht, der folgende Punkte erfüllt:

• Er besitzt die notwendige berufliche Qualifikation, insbesondere Fachwissen auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis.

• Er verfügt über die Fähigkeiten, die ein DSB benötigt, um die angedachten Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen zu können. Dazu gehören unter anderem Betriebswirtschaftliche Kenntnisse, Zuverlässigkeit und Unabhängigkeit.

Ausnahme: Besteht ein Interessenskonflikt zwischen der „normalen“ Tätigkeit des Mitarbeiters und der potenziellen Stellung als DSB, darf der Mitarbeiter die Aufgabe nicht übernehmen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn der Mitarbeiter mit der Festlegung von Zwecken und Mitteln der Verarbeitung von personenbezogenen Daten befasst ist, sich also zum Beispiel in der Personalabteilung den ganzen Tag ausschließlich um die Daten von Bewerbern kümmert.

Benennung des internen Datenschutzbeauftragten: Was ist zu beachten?

Die Benennung des internen Datenschutzbeauftragten sollte aus Beweisgründen in Schriftform erfolgen. Zudem sind seine Kontaktdaten sowohl der Aufsichtsbehörde mitzuteilen als auch zu veröffentlichen. Dies ist nötig, da der DSB sowohl für Behörden als auch für betroffenen Personen Ansprechpartner ist.

Konfliktpotenzial vermeiden und Zeit sparen

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Datenschutz extern lösen

Vor- und Nachteile eines internen DSB

Externer Datenschutzbeauftragter: Effiziente Alternative für vielbeschäftigte Unternehmen

Im Gegensatz zum internen ist der externe Datenschutzbeauftragte ein zertifizierter Datenschutzexperte, der Unternehmen als Dienstleister zur Verfügung steht. Bei transparenter Kostenstruktur, vertraglich festgelegten Preisen und einer variablen Vertragslaufzeit kümmert er sich schnell und effizient um Datenschutzfragen. Durch seine umfassende Expertise kann ein externer betrieblicher DSB Unternehmen außerdem effektiv vor Bußgeldern schützen, die bei Verstößen gegen die DSGVO drohen können.

Unterschiede zwischen externen und internen Datenschutzbeauftragten

Interne und externe Datenschutzbeauftragte erfüllen zwar die gleichen gesetzlichen Aufgaben, bringen jedoch unterschiedliche Voraussetzungen und Rahmenbedingungen mit. Im Folgenden zeigen wir die wichtigsten Unterschiede im direkten Vergleich auf und beleuchten dabei auch die Vor- und Nachteile eines externen Datenschutzbeauftragten.

Kosten für die Datenschutzberatung

👨🏻‍💼 Bei einem innerbetrieblichen Datenschutzbeauftragten kommen zum regulären Gehalt meist zusätzliche Aufwendungen für Aus- und Fortbildung sowie den Erwerb von Fachliteratur hinzu.

🛡️ Ein externer DSB bietet eine transparente Kostenstruktur, da vertraglich alle Leistungen und die Vergütung festgelegt werden. Allerdings: Bei häufigem Beratungsbedarf oder sehr umfangreichen operativen Tätigkeiten können externe DSB allerdings langfristig teurer sein als ein interner Mitarbeiter.

💡 Insgesamt verursacht ein interner DSB bei kleineren Unternehmen häufig höhere Fixkosten, während externe Datenschutzexperten flexibel nach Bedarf abgerechnet werden können und für ihre eigene Weiterbildung verantwortlich sind.

Kompetenz und Einarbeitung

👨🏻‍💼 Ein interner DSB muss sich häufig zunächst zeitintensiven und aufwendigen Weiterbildungsmaßnahmen zur Erlangung der Fachkunde unterziehen.  

🛡️ Ein externer DSB kann bereits von Beginn der Kooperation an zertifizierte und sofort abrufbare Fachkunde nachweisen. Er muss sich allerdings zunächst in die betrieblichen Abläufe und Prozesse einarbeiten. Das erfordert strukturiertes Onboarding, Prozessdokumente und Workshops.

💡 Fazit: Externe DSBs bringen Fachwissen von Tag 1, interne kennen das Unternehmen und seine Prozesse bereits.  

Verfügbarkeit und Erreichbarkeit

👨🏻‍💼 Ein interner DSB ist Teil der Belegschaft und vor Ort. Spontane Rückfragen, kurzfristige Abstimmungen und Ad-hoc-Unterstützung sind jederzeit möglich. Fällt der Mitarbeiter jedoch aus, gibt es keine Vertretung.

🛡️ Ein externer DSB betreut meist mehrere Mandanten parallel und ist nicht exklusiv für ein Unternehmen verfügbar. Deshalb können Reaktionszeiten länger ausfallen und Termine müssen geplant werden. Klare Vereinbarungen zu Erreichbarkeits- und Reaktionszeiten schaffen Planungssicherheit.

💡 Interne DSBs sind in der Regel sofort greifbar, externe brauchen klare Terminabsprachen.

Stellung im Unternehmen

👨🏻‍💼 Bei internen Datenschutzbeauftragten kann es zu Akzeptanzproblemen kommen – etwa, wenn Mitarbeitende sie nicht als neutrale Instanz wahrnehmen oder dienstliche Hierarchien Rollenkonflikte begünstigen.

🛡️ Ein externer DSB bringt von außen eine unabhängige Perspektive mit und wird innerhalb des Unternehmens häufig als objektiver Ansprechpartner akzeptiert. Er ist jedoch nicht Teil des Teams, was das Etablieren einer nachhaltigen Datenschutzkultur erschweren kann. Regelmäßige Workshops, Management-Briefings und feste interne Ansprechpartner können die Integration verbessern.

💡 Externe DSBs sind objektiver, interne näher am Tagesgeschäft.

Haftung bei Datenschutzvorfällen

👨🏻‍💼 Kommt es im Rahmen der Datenschutzberatung zu einem folgenschweren Fehler, greift bei einem internen DSB die beschränkte Arbeitnehmerhaftung. Eine volle Haftung ist lediglich bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit vorgesehen.

🛡️ Externe DSB haften grundsätzlich nach zivilrechtlichen Maßstäben – häufig mit vertraglich vereinbarten Haftungsregelungen und Berufshaftpflichtversicherung, was das Risiko für das Unternehmen kalkulierbarer machen kann. Die datenschutzrechtliche Haftung nach Art. 82 DSGVO trägt jedoch weiterhin der Verantwortliche für den Datenschutz.

💡 Interne DSBs haften eingeschränkt, externe umfassender – sie sind jedoch in der Regel versichert.

Kündigungsschutz und Flexibilität

👨🏻‍💼 Ähnlich wie Betriebsratsmitglieder genießen interne Datenschutzbeauftragte einen erweiterten Kündigungsschutz, der auch noch ein Jahr nach Ende der Tätigkeit als DSB gilt. Damit reduziert der Gesetzgeber die Gefahr von Interessenkonflikten, schränkt allerdings die Gestaltungsfreiheit des Arbeitgebers bei der Entlassung interner Datenschutzbeauftragter ein.  

🛡️ Die Zusammenarbeit mit einem externen DSB hingegen lässt sich vertraglich flexibel gestalten und bei Bedarf fristgerecht beenden.  

💡 Interne DSBs sind nur schwer kündbar, externe sind flexibler austauschbar.

Fazit: Intern oder extern – wie entscheiden Unternehmen richtig?

Unternehmen, die vor der Frage stehen, wie sie ihren Datenschutz strategisch gestalten, ist die Entscheidung zwischen internem oder externem Datenschutzbeauftragten ein wichtiger Schritt. Welche Lösung die beste ist, hängt dabei von Faktoren wie der Unternehmensgröße, der individuellen Risikolage oder der Branche ab.  

Deshalb sollten Entscheider sich mit den Vor- und Nachteilen verschiedener vertraut machen:  

• Externe Datenschutzbeauftragte punkten mit sofort verfügbarer Fachkompetenz, Flexibilität, Kosteneffizienz und Haftungsabsicherung. Sie eignen sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, die professionelle Datenschutzberatung ohne interne Ressourcenbindung suchen.  

• Interne Datenschutzbeauftragte bieten dafür tiefe Prozesskenntnis, permanente Verfügbarkeit und kulturelle Integration – allerdings mit höheren Fixkosten, Kündigungsschutz und Weiterbildungsaufwand.

• Hybride Modelle verbinden beide Ansätze: Ein externer DSB übernimmt die Bestellung als DSB und strategische Steuerung, während ein interner Koordinator die operative Umsetzung begleitet.

Entscheidend ist, dass Sie eine Lösung wählen, die Sie langfristig sowohl fachlich als auch organisatorisch und rechtlich entlastet. Sie möchten mehr über die Möglichkeiten einer externen Datenschutzberatung erfahren? Wir unterstützen Sie gerne mit einer unverbindlichen Erstberatung.