Whistleblower system: Proliance Whistle
Benefit from an efficient whistleblower protection system
Your point of contact for all compliance issues
Marcus Geck
Christian Feldmann
Gregor Hofmann
Fabian Schröder
Stefan Rühl
Dennis Zwirner
Is a whistleblower system mandatory for my company?
Employers with 50 or more employees must set up a confidential, internal reporting office in the future. This can be done by setting up a whistleblower system. The aim is to be able to report a violation at any time — while protecting the identity of the whistleblower. If the company designs its reporting channels accordingly, whistleblowers can also submit anonymous reports. Rely on our expertise. We take care of:
- Establishment and operation of reporting offices and training courses.
- Case management, consulting, reporting.
- Simple and legally compliant implementation.
What do companies have to do specifically?
To protect whistleblowers, secure reporting systems are necessary, which must also meet data protection requirements. An external whistleblower system provided by a whistleblower service provider increases employee trust and leads to more efficient use.
Digital whistleblowing process from whistleblowing service provider
Establishment of reporting offices & training
We take care of the complete setup of reporting channels, the training of responsible employees and the provision of templates and checklists for you.
Receiving notifications
Reports are submitted (completely anonymously upon request) via the highly secure whistleblower reporting software or other channels.
Case Management, Consulting & Reporting
We take care of the pre-qualification of reports as well as deadline management and all whistleblower communication with subsequent recommendations for action and reporting.
Simple and legally compliant implementation
The detailed expert advice and the following recommendations for action are ideal preparation for your decision on action measures.
Your full-service solution in the area of whistleblower systems
The 360° whistleblower system
The right solution for your company
With us, you can implement whistleblowing within a protected framework, as quickly as possible and remain legally compliant in the long term.
- Online reporting platform
- Anonymous reporting (optional)
- Easy implementation
- Apply corporate design (logo)
- Platform-based case management
- Reporting & annual report
- Onboarding & employee training
- Templates & checklists
- Monitoring the legal framework
- Newsletters
Do you still have questions? We have the answers
Unternehmen mit 50+ Beschäftigten müssen folgende Schritte umsetzen:
- Meldestellen einrichten: Online-Plattform, Telefonhotline, E-Mail oder Postadresse bereitstellen
- Mitarbeiter schulen: Verantwortliche Personen schulen, Vorlagen und Checklisten bereitstellen
- Meldungen sicher entgegennehmen: Datenschutzkonforme Software mit optionaler anonymer Hinweisabgabe
- Case Management etablieren: Vorqualifizierung, Fristenmanagement und vertrauliche Kommunikation mit Hinweisgebern
- Rechtssicherheit gewährleisten: Fortlaufende Überwachung und Anpassung der Meldekanäle
Empfehlung: Ein externes Hinweisgebersystem von einem Whistleblower-Dienstleister reduziert Ihren Aufwand auf ein Minimum, erhöht das Vertrauen der Mitarbeiter und gewährleistet durchgehende Rechtssicherheit.
Ein digitales Hinweisgebersystem ermöglicht die sichere, vertrauliche und auf Wunsch anonyme Meldung von Verstößen. Unternehmen können Hinweise systematisch bearbeiten, Compliance-Risiken frühzeitig erkennen und Image-Schäden abwenden. Hinweisgeber haben jederzeit Zugriff auf einen verlässlichen, geschützten Meldekanal.
Ein Hinweisgebersystem eröffnet sichere Meldekanäle zur vertraulichen oder anonymen Abgabe von Hinweisen auf Rechtsverstöße. Interne Meldungen sind an die zur Entgegennahme von Meldungen bestimmte Person oder Abteilung innerhalb der juristischen Person, also dem Beschäftigungsgebenden gerichtet. Zur Entlastung des Unternehmens kann auch ein spezialisierter Dienstleister mit dem Betrieb der Meldekanäle beauftragt werden.
Beschäftigungsgeber mit 50 oder mehr Angestellten müssen Kanäle für interne Meldungen und Prozesse für das Ergreifen von Folgemaßnahmen einrichten. Hinweisgeber haben daneben die Möglichkeit, sich an eine staatliche Stelle außerhalb des Unternehmens zu wenden. Diese Behörden müssen unabhängige, externe Meldekanäle bereitstellen.
Egal ob internes Whistleblower-System oder externe Meldestelle – für beide Meldekanäle gilt:
Der Eingang einer Mitteilung muss grundsätzlich innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden.
Die inhaltliche Rückmeldung an den Hinweisgeber muss innerhalb von 3 Monaten erfolgen.
Interne Meldestellen sind zur Entgegennahme von Meldungen bestimmte Personen oder Abteilungen innerhalb des Unternehmens bzw. der Behörde. Diese Aufgabe kann auch an einen externen Dienstleister ausgelagert werden. Externe Meldestellen sind unabhängige staatliche Behörden außerhalb der betroffenen Organisation.
Die EU-Whistleblowing-Richtlinie verpflichtet EU-Mitgliedstaaten zur Einrichtung solcher externer Meldekanäle, damit Hinweisgeber neben der internen Meldung auch eine staatliche Stelle kontaktieren können. Beide Meldestellenarten müssen jede Meldung dokumentieren, bearbeiten und den Eingang innerhalb von 7 Tagen bestätigen. Das Unternehmen muss geeignete Folgemaßnahmen ergreifen und den möglichen Compliance-Verstoß prüfen. Die Meldestelle ist verpflichtet, dem Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten mitzuteilen, welche Maßnahmen ergriffen wurden und wie dem Verstoß abgeholfen wurde.
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