Datenschutz in der Personalabteilung: Praxis-Tipps für HR-Profis

Bewerbungsunterlagen, Gesprächsnotizen, Vertrags- und Gehaltsdaten, Abmahnungen oder Beurteilungen – im HR-Kontext fallen fortlaufend personenbezogene Daten an. Besonders schutzbedürftig sind sensible Datenkategorien, etwa Gesundheitsdaten oder religiöse Zugehörigkeit.  

Insbesondere wer HR-Prozesse über mehrere Standorte und Gesellschaften hinweg steuert, steht täglich vor der Aufgabe, sensible Beschäftigtendaten korrekt zu verarbeiten, Informationspflichten lückenlos zu erfüllen, Betroffenenrechte zu wahren und technische sowie organisatorische Maßnahmen verlässlich umzusetzen.  

Welche Regeln gibt es für den Datenschutz in der Personalabteilung?

Beim Datenschutz in der Personalabteilung geht es vor allem um den Beschäftigtendatenschutz. Da es (noch) kein eigenständiges Gesetz dazu gibt, bilden in Deutschland die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) den Rechtsrahmen für den Schutz von Daten und Persönlichkeitsrechten der Arbeitnehmer.

Diese DSGVO-Prinzipien sind für den HR-Datenschutz relevant

Das Fundament jeder HR-Compliance sind die Grundsätze des Art. 5 DSGVO. Demnach müssen HR-Verantwortliche bei der Verarbeitung dieser Daten auf folgende Punkte besonders achten:

• Zweckbindung: Personenbezogene Daten dürfen nur für einen eindeutigen und legitimen Zweck verarbeitet werden – Beschäftigtendaten werden in der Regel für die Besetzung einer Stelle oder die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses genutzt.

• Datenminimierung: Es dürfen nur die für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses absolut notwendigen Daten verarbeitet werden. Für die Nutzung weiterer Daten wie Mitarbeiterfotos für Social Media oder Notfallkontaktdaten brauchen Personaler die Einwilligung der betroffenen Person.

• Richtigkeit: Die erhobenen Beschäftigtendaten müssen korrekt sein und bei Bedarf aktualisiert werden.

• Speicherbegrenzung: Beschäftigtendaten sind nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht zu löschen.

• Integrität und Vertraulichkeit: Personaldaten müssen vor unbefugter Verarbeitung oder dem unbefugten Zugriff Dritter geschützt sein. Dafür sind konkrete technische und organisatorische Maßnahmen festzulegen, zum Beispiel abschließbare Personalschränke.

HR-Verantwortliche müssen außerdem sicherstellen, dass ihr Team im Umgang mit personenbezogenen Daten geschult ist. Das Wissen sollte regelmäßig aufgefrischt werden, damit der Datenschutz von Personaldaten auch beim Einsatz neuer Technologien wie KI weiterhin gut geschützt sind.

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Wie schützt die DSGVO die Daten und Rechte der Angestellten?

Für eine ordnungsgemäße Datenverarbeitung verleiht die DSGVO den Arbeitnehmern besondere Rechte. Sie dürfen  

• jederzeit alle zu Ihrer Person gespeicherten Daten einschließlich der Personalakte einsehen.

• auf Zurückhaltung sensibler Daten wie Informationen über Erkrankungen bestehen.

• lügen oder schweigen, wenn Informationen eingeholt werden sollen, die nicht der Auskunftspflicht unterliegen.  

Tipp: Lesen Sie im Magazin, welchen Schutz die DSGVO für Bewerberdaten vorsieht und was Sie rund um Zeiterfassung und Datenschutz wissen müssen.

Welche DSGVO-Pflichten haben HR-Verantwortliche?

HR-Verantwortliche haben die Pflicht

• nachweislich widerrechtlich erhobene, veraltete oder unrichtige Daten auf Antrag zu löschen, zu korrigieren oder vor weiteren Zugriffen zu sperren – auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.  

• Einwilligungen von betroffenen Personen einzuholen, wenn sensible personenbezogene Daten erhoben oder gespeichert werden.  

Wann braucht die Personalabteilung keine Einwilligung zum Verarbeiten personenbezogener Daten?

Wo gesetzliche Pflichten greifen oder vertragliche Erfüllung vorliegt, ist eine Einwilligung nicht nötig. Das Einholen einer Einwilligungserklärung ist zum Beispiel nicht erforderlich, wenn

• es um die Verarbeitung von Religionszugehörigkeit zur Kirchensteuerabführung geht

• die Daten zur Durchführung vertraglicher Pflichten wie der Anfertigung der Lohnverrechnung notwendig sind.  

• Daten im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen erhoben werden. Beispiele hierfür sind Arbeitszeitaufzeichnungen oder Betriebsvereinbarungen.  

Informationspflichten der Personalabteilung: Was Angestellte über ihre Daten wissen müssen

Im Rahmen ihrer DSGVO-Pflichten müssen HR-Verantwortliche transparent bleiben. Transparenz gegenüber Mitarbeitenden beginnt mit vollständigen und verständlichen Informationen. Ihre Datenschutzhinweise sollten mindestens folgende Punkte klären:

• wer für die Datenverarbeitung verantwortlich ist,

• zu welchem Zweck die Daten verarbeitet werden,

• welche Kategorien von Daten verarbeitet werden,

• woher die Daten stammen, sofern sie nicht bei den Betroffenen erhoben werden,  

• wer Empfänger der Daten ist,

• ob und in welchem Umfang ein Drittlandtransfer stattfindet,

• wie lange die Daten gespeichert werden,  

• warum die Bereitstellung erforderlich ist und  

• ob automatisierte Entscheidungen eine Rolle spielen.

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Welche Rolle spielt Datensicherheit neben dem Datenschutz in der Personalabteilung?

HR-Datenschutz bedeutet unter anderem, Arbeitnehmerdaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Deshalb dürfen nur Personen Zugriff erhalten, die in einen konkreten HR-Prozess involviert sind. Dabei gibt es sowohl eine zeitliche Beschränkung als auch eine Begrenzung auf den jeweiligen Interessensbereich.  

Kommt für den Bewerbungsprozess ein HR-Tool zum Einsatz, ist es außerdem ratsam, nur zertifizierte Software zu nutzen. Um Personaldaten innerhalb des Unternehmens und seiner IT-Systeme zu schützen, können Verschwiegenheitserklärungen und ein Datensicherheitskonzept HR-Verantwortliche unterstützen.  

Wie setzen HR-Verantwortliche den Datenschutz in der Personalabteilung sicher um?

Die folgende Checkliste für Datenschutz in der Personalabteilung zeigt Ihnen, vor welchen Herausforderungen Personaler in der Praxis stehen und wie sie Prozesse DSGVO-konform gestalten können.

Datenschutz in der Personalabteilung gemeinsam und pragmatisch umsetzen

Um die DSGVO-Anforderungen sicher zu erfüllen, zahlt sich die Verzahnung verschiedener Kompetenzen aus: HR definiert Bedarf und Prozesse, der Datenschutzbeauftragte prüft Rechtslage und Risiko und die IT setzt technische Schutzmaßnahmen und Governance um. Sofern es einen Betriebsrat gibt, sollte dieser auf Mitbestimmung achten und die Geschäftsleitung sorgt für die strategische Freigabe und Ressourcen.

Mit einer Datenschutzsoftware und einem externen Datenschutzbeauftragten haben Verantwortliche in verschiedenen Abteilungen ihre Compliance stets im Blick und können einfacher und effizienter daran arbeiten, den Datenschutz zu verbessern.  

DSGVO-relevante Daten und Prozesse sind in der Software zentral gebündelt und können dank der Expertise eines externen Datenschutzbeauftragten DSGVO-konform gemanagt und dokumentiert werden. Auch Schulungen lassen sich mit einer Software und Expertenwissen mühelos durchführen. Erfahren Sie, wie Unternehmen wie MODIFI ihren Datenschutz im Personalwesen mit der Datenschutzsoftware von Proliance abteilungsübergreifend und effizient managen.