Datenschutz für die Personalakte: Was gilt für Arbeitgeber?

Streng vertraulich: Deshalb ist bei Personalakten Vorsicht geboten

In der Personalakte sammeln Arbeitgeber zahlreiche Informationen über ihre Angestellten – vom Arbeitsvertrag über Adress- und Bankdaten bis hin zu sozialversicherungs- und steuerrechtlich relevanten Informationen.  

Zwar besteht keine Pflicht für das Führen von Personalakten. Allerdings helfen sie Unternehmen, rechtliche Pflichten etwa aus dem Arbeits- oder Steuerrecht zu erfüllen. Das Problem: Eine Personalakte enthält vertrauliche Informationen. Dazu gehören auch personenbezogene Daten, die durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unter einen besonderen Schutz fallen.  

Welche Informationen darf eine Personalakte enthalten?

Eine Personalakte darf Angaben enthalten, die sich auf den Arbeitnehmer und dessen Arbeitsverhältnis beziehen. In diesem Rahmen ist es Arbeitgebern gestattet, auch personenbezogene Daten zu verarbeiten.  

Diese personenbezogenen Daten dürfen in der Personalakte stehen

Zu diesen persönlichen Informationen zählen neben dem Namen, dem Geburtsdatum und der Adresse unter anderem:

• Bewerbungsunterlagen wie Zeugnisse, Abschlüsse oder Arbeitszeugnisse

• Arbeitsvertrag und Zusatzvereinbarungen

• Unterlagen zur Sozial- und Krankenversicherung

• Erworbene Zusatzqualifikationen, etwa von Fortbildungen

• Lohnabrechnungen und Steuerunterlagen

• Urlaubsanträge

• Darlehen oder Lohnpfändungen

• Abmahnungen, wenn diese berechtigt sind und der Wahrheit entsprechen

• Gesprächsnotizen aus Gesprächen mit dem Mitarbeiter

• Daten über die Mitgliedschaft im Betriebsrat

• Kündigungsschreiben

Was gehört nicht in die Personalakte?

Laut DSGVO gehören besonders sensible personenbezogene Daten nicht in die Personalakte: Dazu zählen zum Beispiel Angaben zu religiösen, politischen oder sexuellen Überzeugungen und Vorlieben, Social-Media-Profile und ärztliche Unterlagen wie Atteste, die Angaben zu Krankheiten enthalten könnten.

Grundsätzlich gelten Gesundheitsdaten als besonders schützenswert. Im Sinne des Arbeitnehmerdatenschutzes dürfen Krankheitstage, Fehltage oder andere Abwesenheiten deshalb nur in Ausnahmefällen und nach Rücksprache mit dem Arbeitnehmer in die Personalakte aufgenommen werden.

Was gilt für die Ablage von Personalakten?

Aufgrund ihrer sensiblen Inhalte gibt es strenge Vorgaben für den Umgang und die Aufbewahrung von Personalakten – und zwar unabhängig davon, ob Unternehmen ihre Personalakten in Papierform oder digital führen:

• Nur wenige Mitarbeiter dürfen Einsicht in die Personalakte nehmen: Der Arbeitnehmer selbst, der Arbeitgeber und ausgewählte Personalverantwortliche.

• Die Akte und ihr Inhalt sind jederzeit vertraulich zu behandeln und aufzubewahren. Um das zu gewährleisten, müssen Unternehmen entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) ergreifen.

• Die Weitergabe der Personalakte an Dritte ist nicht erlaubt.

Papier oder digital? In welcher Form müssen Arbeitgeber Personalakten speichern?

Unternehmen sind nicht verpflichtet, Personalakten digital zu führen. Allerdings verpflichtet sie die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) seit Januar 2022 dazu, bestimmte Entgeltunterlagen digital an Sozialversicherungsträger zu übermitteln.  

Deshalb ist es sinnvoll, die Personalakten digital zu führen. Das vereinfacht es HR-Verantwortlichen nicht nur, die BVV einzuhalten, sondern auch den Datenschutz für Personalakten effizient einzuhalten und Personaldaten fristgerecht zu löschen. Eine Datenschutzsoftware hilft ihnen, die Fristen im Blick zu behalten.

Personaldaten DSGVO-konform managen

Mit einer Datenschutzsoftware behalten Sie bei Personalakten und anderen HR-relevanten Daten den Überblick und dokumentieren die Erhebung und Verarbeitung sauber und effizient.  

Mehr zu Datenschutzsoftware

Datenschutz bei der Personalakte: Das müssen Arbeitgeber beachten

Bei den Personalakten ihrer Arbeitnehmer sollten Arbeitgeber nach den Grundsätzen für die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 5 DSGVO) handeln. Das bedeutet, die Aufnahme von Daten in die Personalakte muss unter folgenden Aspekten stattfinden:

• Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz

• Zweckbindung

• Datenminimierung

• Richtigkeit

• Speicherbegrenzung – wobei hier auch das Bundesgesetzbuch zu beachten ist

• Integrität und Vertraulichkeit

Die Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) besagt, dass Unternehmen in der Lage sein müssen, die Einhaltungen dieser Maßnahmen nachzuweisen.  

Arbeitnehmerrechte: Darf ein Mitarbeiter seine Personalakte einsehen?

Laut § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) darf ein Mitarbeiter jederzeit und ohne Angabe von Gründen Einsicht in die Personalakte verlangen – solange er Entgelt bezieht und während der üblichen Arbeitszeit. Dieses Einsichtsrecht in die Personalakte gilt für Akten in Papierform und für elektronische Personalakten.

Dem Mitarbeiter ist es dabei gestattet, Kopien oder Smartphonefotos von den Inhalten zu machen. Allerdings sind Einsicht und Vervielfältigung nur innerhalb des Unternehmens möglich und der Arbeitnehmer darf die Akte nicht mit nach Hause nehmen.

Außerdem haben Arbeitnehmer das Recht,  

• ihre Personalakte jederzeit berichtigen zu lassen

• falsche Bestandteile löschen lassen

• Stellungnahme oder Gegendarstellungen zu bestimmten Bestandteilen vorzunehmen

• ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen, falls ein Betriebsrat vorhanden ist.

Diese Schritte darf der Arbeitnehmer auch gerichtlich durchsetzen. Zudem bleiben diese Rechte auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bestehen.

Was passiert mit der Personalakte bei Arbeitgeberwechsel?

Nach Ausscheiden von Mitarbeitern, etwa bei Kündigung, muss der ehemalige Arbeitgeber die Personalakte so lange aufbewahren, bis die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ablaufen. Lesen Sie in unserem Übersichtsartikel alles über Aufbewahrungsfristen und Löschfristen, die für Personaldaten und -dokumente gelten-  

Fazit: Schützen Sie die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter

Um den Datenschutz für Personalakten gewährleisten zu können, benötigen Arbeitgeber klare Regelungen, an die sich die Personal- und HR-Mitarbeiter orientieren können – und den Überblick über aktuell geltende Vorschriften.  

Insbesondere Organisationen, die über den Einsatz von KI in der Personalabteilung nachdenken, oder auf Personalrecruiting spezialisierte Personaldienstleister sollten sich gründlich mit den DSGVO-Vorgaben zur Personalakte auseinandersetzen.