DSGVO-Checkliste für die IT- und Software-Branche (PDF)

Warum eine DSGVO-Checkliste speziell für IT & Software?

In IT- und Software-Unternehmen entstehen Datenflüsse oft „nebenbei“: ein neues Ticket-System, ein SaaS-Tool für Vertrieb, ein Cloud-Dienst für Logfiles, ein KI-Tool für Text/Code, ein neuer Dienstleister im Support. Genau hier hilft eine Checkliste:

• weil Sie die DSGVO-Anforderungen nicht jedes Mal neu zusammensuchen müssen,
• weil Sie wiederholbare Prüfschritte etablieren,
• und weil Sie intern schneller Klarheit schaffen: Wer macht was – und wo ist es dokumentiert?

Was in der DSGVO-Checkliste für IT-Unternehmen enthalten?

Die Checkliste führt Sie in 7 Schritten durch die wichtigsten DSGVO-Bausteine:

1) Datenschutzbeauftragter: intern oder extern?
Sie bekommen eine klare Orientierung, wann ein Datenschutzbeauftragter relevant/erforderlich ist und wie Sie die passende Variante für Ihr Unternehmen wählen.

2) VVT (Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten) aufsetzen
Sie sehen anhand typischer IT-Prozesse, welche Verarbeitungen regelmäßig dokumentiert werden sollten – plus die wichtigsten Pflichtangaben, die im VVT nicht fehlen dürfen.

3) TOM (Technische und organisatorische Maßnahmen) umsetzen & dokumentieren
Die Checkliste gibt Ihnen eine strukturierte Übersicht zentraler TOM-Kontrollbereiche – von Zutritt/Zugang/Zugriff bis zu Verfügbarkeit (Backups/Schutzmaßnahmen) und Zwecktrennung.

4) DSFA (Datenschutz-Folgenabschätzung) prüfen
Sie werden durch den Gedanken „Risiko für Rechte und Freiheiten“ geführt – damit Sie erkennen, wann eine DSFA sinnvoll bzw. erforderlich ist.

5) Betroffenenrechte zuverlässig erfüllen
Alle relevanten Rechte kompakt zusammengefasst – damit Sie im Ernstfall (Anfragen, Löschbegehren, Widerspruch) nicht improvisieren müssen.

6) AVV mit Dienstleistern abschließen
Ein besonders praxisrelevanter Punkt für IT: Zusammenarbeit mit SaaS-Lösungen, KI-Tools und Cloud-Anbietern – und warum der AVV die Grundlage für eine DSGVO-konforme Auftragsverarbeitung ist.

7) Umsetzung beschleunigen: Know-how & Routine etablieren
Die Checkliste zeigt, warum fachliche Expertise und klare Verantwortlichkeiten die Umsetzung deutlich erleichtern – gerade unter Kosten- und Zeitdruck.

Für wen ist diese DSGVO-Checkliste für IT und Software gemacht?

Diese Checkliste ist ideal, wenn Sie …

• ein IT- oder Software-Unternehmen sind (SaaS, Softwarehaus, Agentur, IT-Dienstleister, Startup/Scale-up),
• regelmäßig neue Tools/Dienstleister einführen oder Systeme erweitern,
• DSGVO-Verantwortung pragmatisch organisieren möchten (ohne „Papierfriedhof“),
• eine klare Reihenfolge für die wichtigsten Aufgaben benötigen: dokumentieren, absichern, nachweisen.

Nicht der Schwerpunkt dieser Checkliste: Tool-/Software-Vergleiche oder Produktentscheidungen. Hier geht es um DSGVO-Pflichten in Prozessen – nicht um die Auswahl einer Datenschutzsoftware.

So nutzen Sie die Checkliste im Alltag (in 10 Minuten startklar)

1. ‍Einmal durchgehen und markieren:
   Was ist bei uns bereits vorhanden (DSB-Regelung, VVT, TOM, AVV, Prozesse für Betroffenenrechte)?‍
2. Zuständigkeiten klären:
   Wer liefert Inhalte für VVT/TOM (z. B. IT, HR, Marketing, Support)? Wer konsolidiert?‍
3. Lücken priorisieren:
   Starten Sie mit den Punkten, die im Alltag am häufigsten „wehtun“: Dienstleister/AVV, TOM-Dokumentation, Betroffenenrechte.‍
4. Dokumentation konsistent halten:
   Lieber ein sauberer, gepflegter Stand als zehn halbfertige Dokumente.

Typische Stolperstellen in IT-/Software-Unternehmen (und wie die Checkliste hilft)

„Wir nutzen nur Standard-Tools – das wird schon passen.“
Standard-Tool heißt nicht Standard-Risiko. Entscheidend ist, welche Daten Sie verarbeiten und wie (Zugriffe, Rollen, Exporte, Auftragsverarbeitung).

„Wir haben irgendwo ein VVT.“
Ein VVT ist nur dann hilfreich, wenn es vollständig genug ist, aktuell bleibt und zu Ihren realen Prozessen passt. Die Checkliste unterstützt bei Struktur und Pflichtangaben.

„TOM sind technisch – das macht die IT.“
TOM sind technisch und organisatorisch. Gerade die Nachweise (Regelungen, Verantwortlichkeiten, Prozesse) werden häufig unterschätzt.

„AVV machen wir später.“
Bei SaaS/Cloud/KI-Dienstleistern ist „später“ oft zu spät – weil Daten längst verarbeitet werden. Die Checkliste setzt den Punkt bewusst als Pflichtschritt.