Externer Datenschutzbeauftragter: Rechtssicherheit, die wirklich funktioniert
- Zertifizierte Datenschutzexpertise
- Persönlich an Ihrer Seite
- DSGVO-Compliance ohne Mehraufwand
Was ist ein externer Datenschutzbeauftragter?
Ein externer Datenschutzbeauftragter (DSB) ist ein unabhängiger Experte, den ein Unternehmen vertraglich als verantwortliche Person für den betrieblichen Datenschutz benennt. Im Gegensatz zu einem internen DSB ist er kein Angestellter – er bringt spezialisiertes Fachwissen, Unabhängigkeit,aktuelle Rechtskenntnis und Erahrung mit, ohne dauerhaft auf der Payroll zu stehen.
Die rechtliche Grundlage bilden Art. 37–39 DSGVO sowie § 38 BDSG: Unternehmen, die bestimmte Schwellenwerte überschreiten oder besonders sensible Daten verarbeiten, sind zur Benennung eines DSB verpflichtet.
Für wen ist der externe DSB von Proliance geeignet?
Proliance betreut Unternehmen aus dem gesamten DACH-Raum – von wachsenden Start-ups bis zum etablierten Mittelstand.
Besonders geeignet für:
- KMU (20–500 Mitarbeiter), die einen DSB gesetzlich benötigen, aber keine Vollzeitstelle rechtfertigen können
- Unternehmen ohne eigenes Compliance-Know-how, die einen verlässlichen Partner suchen
- Unternehmen in regulierten Branchen (Gesundheit, Finanzen, HR-Tech), die branchenspezifische Expertise brauchen
- Wachsende Unternehmen, die Datenschutz skalierbar aufstellen wollen
- Unternehmen mit internationalem Bezug, die DSGVO-Konformität auch für grenzüberschreitende Datenverarbeitungen sicherstellen müssen
Ab wann ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht?
Ein Datenschutzbeauftragter ist in Deutschland in folgenden Fällen gesetzlich vorgeschrieben:
- Ab 20 Personen, die regelmäßig personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten (§ 38 BDSG)
- Bei der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten, biometrische Daten) gemäß Art. 9 DSGVO
- Bei der geschäftsmäßigen Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zweck der anonymisierten Übermittlung oder für Markt- und Meinungsforschung
- Bei bestimmten umfangreichen und systematischen Überwachungsmaßnahmen (z. B. Videoüberwachung, Scoring)
Unsicher, ob Ihr Unternehmen betroffen ist?
Auch ohne DSB-Pflicht bleibt die DSGVO verbindlich
(DSB) ausmacht, ob es Zeit für einen Wechsel ist
und wie Sie dabei vorgehen.
Welche Vorteile bringt ein externer gegenüber einem internernen Datenschutz-beauftragten?
Die Entscheidung zwischen internem und externem DSB ist eine strategische. Hier die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick:
Fazit
Was übernimmt Ihr externer Datenschutzbeauftragter bei Proliance?
Unser Team zertifizierter DSB-Experten übernimmt alle gesetzlich vorgeschriebenen und darüber hinausgehenden Aufgaben – proaktiv, nicht reaktiv.
Bestellung und formale Benennung
Wir übernehmen die rechtskonforme Bestellung als externer DSB gemäß Art. 37 DSGVO, inklusive Dokumentation im Verfahrensverzeichnis.
Beratung und laufende Betreuung
Ihr persönlicher Ansprechpartner steht Ihnen für alle datenschutzrechtlichen Fragen zur Verfügung – von der Einführung neuer Tools über Mitarbeiteranfragen bis hin zu Behördenkommunikation.
Datenschutz-Audits und Risikoanalysen
Regelmäßige Überprüfung Ihrer Verarbeitungstätigkeiten, Identifikation von Risiken und Ableitung konkreter Maßnahmen – dokumentiert und auditbereit in Proliance 360.
Schulungen und Sensibilisierung
Datenschutz beginnt beim Menschen. Wir schulen Ihre Mitarbeitenden – digital, effizient und nachweisbar – damit Datenpannen erst gar nicht entstehen.
Unterstützung bei Datenpannen und Behördenkommunikation
Im Ernstfall zählt jede Stunde. Wir unterstützen Sie bei der Meldung von Datenschutzverletzungen (Art. 33 DSGVO), der Kommunikation mit Aufsichtsbehörden und der Dokumentation aller Maßnahmen.
Vertragsmanagement und Auftrags-verarbeitung
Prüfung und Erstellung von Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO – für alle Dienstleister, die personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten.
Unterstützung bei der Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen
Begleitung bei der Umsetzung von Betroffenenrechten: Löschanfragen, Auskunftsbegehren, Widersprüche und der Widerruf einer Einwilligung müssen korrekt und fristgemäß umgesetzt werden, um Beschwerden bei den Aufsichtsbehörden zu vermeiden.
Beratung bei der Einführung neuer IT-Systeme und Technologien
Ob bei der Einführung neuer IT-Systeme oder Technologien, wir helfen dabei eine datenschutzfreundliche Ausgestaltung und Konfiguration sicherzustellen und wissen, worauf es ankommt, um Daten rechtssicher verarbeiten zu dürfen.
Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?
Die Kosten für einen externen DSB variieren je nach Unternehmensgröße, Branche und Betreuungsumfang. Als Orientierung:
Zum Vergleich:
- 1 Zugang der Datenschutz Software Proliance 360
- Beratungsstunden auf Anfrage
- Bis zu 72h Reaktionszeit zu Anfragen
- Zusätzlich 6 Zugänge der Datenschutz Software für Funktionsbereiche
- Insgesamt 15 Beratungsstunden von unseren Datenschutz Experten (pro Jahr)
- Bis zu 48 Stunden Reaktionszeit zu Anfragen
- Beliebig viele Zugänge
- Insgesamt 25 Beratungsstunden von unseren Datenschutz Experten (pro Jahr)
- Bis zu 24 Stunden Reaktionszeit zu Anfragen
- Persönlicher Ansprechpartner aus unserem Privacy Team
Mit Proliance setzen Sie Datenschutz sauber um
Ohne Proliance
- Rechtliches Risiko: Unklare Zuständigkeiten, fehlende Nachweise, unnötige Angriffsflächen in Audits.
- Operatives Risiko: Datenschutz bleibt liegen, weil interne Ressourcen fehlen oder Prioritäten wechseln.
- Know-how-Risiko: Einzelpersonenwissen, Abhängigkeit von einer Person, hohe Einarbeitungs- und Schulungslast.
- Kommunikationsrisiko: Reibung zwischen Fachbereichen, IT, HR und Geschäftsführung – niemand moderiert neutral.
- Kostenrisiko: Schwer planbare Aufwände durch Weiterbildung, Ausfälle und Ad-hoc-Beratung.
Mit Proliance
- Experten-Team statt Einzelperson: Hinter Ihrem Ansprechpartner steht ein Team – Vertretung - Software + Beratung aus einer Hand: Proliance 360 bündelt Aufgaben, Dokumente und Nachweise – sofort auditbereit.
- Proaktiv statt reaktiv: Wir informieren frühzeitig über Änderungen, Urteile und konkreten Handlungsbedarf.
- Branchenexpertise: Praxiswissen aus regulierten Branchen – verständlich, umsetzbar, ohne Buzzwords.
- Transparente Zusammenarbeit: Alle Aktivitäten und Empfehlungen sind nachvollziehbar dokumentiert – keine Black Box.
Ganzheitlich statt Stückwerk – unser Portfolio für Datenschutz
Nach der ersten Bestandsaufnahme geht es nicht nur darum, „irgendwie DSGVO-konform zu sein“, sondern die Konformität dauerhaft zu halten: mit klaren Zuständigkeiten, nachvollziehbaren Nachweisen (z. B. VVT, TOMs, AV-Verträge), regelmäßigen Schulungen und einem System, das Updates und Aufgaben nicht vergisst.
So funktioniert die Zusammenarbeit mit Proliance
Jetzt Beratungstermin buchen
Was Sie im Erstgespräch erwartet:
- Analyse Ihrer aktuellen Datenschutzsituation
- Klärung der gesetzlichen Pflichten für Ihr Unternehmen
- Konkretes Angebot für Ihren externen DSB
Was unsere über 2.500 Kunden wirklich weiterbringt
Häufig gestellte Fragen brauchen immer gute Antworten. Hier sind sie.
Ja. Im Ernstfall – etwa bei einer Datenpanne – unterstützen wir Sie bei der Meldung gemäß Art. 33 DSGVO, der Kommunikation mit der zuständigen Aufsichtsbehörde, der Information der Betroffenen nach Art. 34 DSGVOund der vollständigen Dokumentation aller Maßnahmen. Außerdem begleiten wir Sie im Fall einer behördlichen Prüfung, beispielsweise nach einer Beschwerde einer betroffenen Person.
Die Kosten richten sich nach Unternehmensgröße, Branche und Betreuungsumfang. Für KMU beginnen die Pakete 125 € monatlich. Ein individuelles Angebot erhalten Sie im kostenlosen Erstgespräch.
Ja. Im Gegensatz zum internen DSB genießt ein externer DSB keinen erhöhten Kündigungsschutz. Das Vertragsverhältnis kann gemäß den vereinbarten Fristen beendet werden. Proliance sorgt für eine lückenlose Übergabe.
Art. 37 Abs. 5 DSGVO schreibt vor, dass der DSB über Fachwissen auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis verfügen muss. Alle Proliance-DSB sind zertifiziert (TÜV, GDD oder vergleichbar) und bilden sich kontinuierlich weiter. Sie werden bei Ihrer Tätigkeit von einem Team aus Juristen und Auditoren unterstützt.
Die Bestellung erfolgt durch einen schriftlichen Dienstleistungsvertrag. Proliance übernimmt anschließend die Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde und die Dokumentation im Verfahrensverzeichnis – vollständig und rechtssicher.
Der interne DSB ist Angestellter des Unternehmens, der externe DSB ein unabhängiger Dienstleister. Der externe DSB bringt spezialisiertes Fachwissen, gesetzlich garantierte Unabhängigkeit und ein Expertenteam im Hintergrund mit – ohne Sonderkündigungsschutz und ohne Vollzeitkosten.
In Deutschland ist ein DSB ab 20 Personen, die regelmäßig automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten, gesetzlich Pflicht (§ 38 BDSG). Darüber hinaus kann eine freiwillige Bestellung sinnvoll sein, um Haftungsrisiken zu minimieren.