Hinweisgebersystem: Proliance Whistle
Profitieren Sie durch effizientes Hinweisgeberschutz System
Ihre Ansprechpartner für alle Compliance-Fragen
Miriam Massarski
Florian Mueller
Marcus Geck
Gregor Hofmann
Fabian Schröder
Dennis Zwirner
Ist ein Hinweisgebersystem Pflicht für mein Unternehmen?
Beschäftigungsgeber mit 50 oder mehr Beschäftigten müssen künftig eine vertrauliche, interne Meldestelle einrichten. Das kann durch das Einrichten eines Hinweisgebersystems erfolgen. Ziel ist es, jederzeit einen Verstoß melden zu können – unter Schutz der Identität des Hinweisgebers. Sofern das Unternehmen seine Meldekanäle entsprechend ausgestaltet, können Hinweisgeber auch anonyme Meldungen abgeben. Vertrauen Sie auf unsere Expertise. Wir kümmern uns um:
- Einrichtung und Betrieb von Meldestellen und Schulungen.
- Case Management, Beratung, Reporting.
- Einfache und rechtskonforme Umsetzung.
Was müssen Unternehmen konkret tun?
Für den Schutz der Hinweisgeber sind sichere Meldesysteme notwendig, die auch den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügen müssen. Ein externes Hinweisgebersystem, das ein Whistleblower-Dienstleister bereitstellt, erhöht das Vertrauen der Mitarbeiter und führt zu einer effizienteren Nutzung.
Digitaler Hinweisgeberprozess vom Whistleblowing-Dienstleister
Einrichtung von Meldestellen & Schulungen
Wir übernehmen für Sie das komplette Setup der Meldekanäle, die Schulungen verantwortlicher Mitarbeiter sowie die Bereitstellung von Vorlagen und Checklisten.
Entgegennahme von Meldungen
Die Abgabe von Hinweisen erfolgt (auf Wunsch völlig anonym) über die hochsichere Whistleblower-Meldesoftware oder andere Kanäle.
Case Management, Beratung & Reporting
Wir übernehmen die Vorqualifizierung von Hinweisen sowie das Fristenmanagement und die gesamte Hinweisgeber-Kommunikation mit anschließenden Handlungsempfehlungen und Reporting.
Einfache und rechtskonforme Umsetzung
Die ausführliche Expertenberatung und die folgenden Handlungsempfehlungen sind eine ideale Vorbereitung auf Ihre Entscheidung für Handlungsmaßnahmen.
Ihre Full-Service-Lösung im Bereich Hinweisgebersystem
Das 360° Hinweisgebersystem
Die passende Lösung für Ihr Unternehmen
Mit uns setzen Sie Whistleblowing in einem geschützten Rahmen, schnellstmöglich um und bleiben nachhaltig rechtskonform.
- Online-Meldeplattform
- Anonyme Hinweisabgabe (optional)
- Einfache Implementierung
- Corporate Design anwenden (Logo)
- Plattformbasiertes Case Management
- Reporting & Jahresbericht
- Onboarding & Mitarbeiterschulungen
- Vorlagen & Checklisten
- Überwachung der rechtlichen Rahmenbedingungen
- Newsletter
Sie haben noch Fragen? Wir haben die Antworten
Unternehmen mit 50+ Beschäftigten müssen folgende Schritte umsetzen:
- Meldestellen einrichten: Online-Plattform, Telefonhotline, E-Mail oder Postadresse bereitstellen
- Mitarbeiter schulen: Verantwortliche Personen schulen, Vorlagen und Checklisten bereitstellen
- Meldungen sicher entgegennehmen: Datenschutzkonforme Software mit optionaler anonymer Hinweisabgabe
- Case Management etablieren: Vorqualifizierung, Fristenmanagement und vertrauliche Kommunikation mit Hinweisgebern
- Rechtssicherheit gewährleisten: Fortlaufende Überwachung und Anpassung der Meldekanäle
Empfehlung: Ein externes Hinweisgebersystem von einem Whistleblower-Dienstleister reduziert Ihren Aufwand auf ein Minimum, erhöht das Vertrauen der Mitarbeiter und gewährleistet durchgehende Rechtssicherheit.
Ein Hinweisgebersystem eröffnet sichere Meldekanäle zur vertraulichen oder anonymen Abgabe von Hinweisen auf Rechtsverstöße. Interne Meldungen sind an die zur Entgegennahme von Meldungen bestimmte Person oder Abteilung innerhalb der juristischen Person, also dem Beschäftigungsgebenden gerichtet. Zur Entlastung des Unternehmens kann auch ein spezialisierter Dienstleister mit dem Betrieb der Meldekanäle beauftragt werden.
Beschäftigungsgeber mit 50 oder mehr Angestellten müssen Kanäle für interne Meldungen und Prozesse für das Ergreifen von Folgemaßnahmen einrichten. Hinweisgeber haben daneben die Möglichkeit, sich an eine staatliche Stelle außerhalb des Unternehmens zu wenden. Diese Behörden müssen unabhängige, externe Meldekanäle bereitstellen.
Egal ob internes Whistleblower-System oder externe Meldestelle – für beide Meldekanäle gilt:
Der Eingang einer Mitteilung muss grundsätzlich innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden.
Die inhaltliche Rückmeldung an den Hinweisgeber muss innerhalb von 3 Monaten erfolgen.
Ein digitales Hinweisgebersystem ermöglicht die sichere, vertrauliche und auf Wunsch anonyme Meldung von Verstößen. Unternehmen können Hinweise systematisch bearbeiten, Compliance-Risiken frühzeitig erkennen und Image-Schäden abwenden. Hinweisgeber haben jederzeit Zugriff auf einen verlässlichen, geschützten Meldekanal.
Interne Meldestellen sind zur Entgegennahme von Meldungen bestimmte Personen oder Abteilungen innerhalb des Unternehmens bzw. der Behörde. Diese Aufgabe kann auch an einen externen Dienstleister ausgelagert werden. Externe Meldestellen sind unabhängige staatliche Behörden außerhalb der betroffenen Organisation.
Die EU-Whistleblowing-Richtlinie verpflichtet EU-Mitgliedstaaten zur Einrichtung solcher externer Meldekanäle, damit Hinweisgeber neben der internen Meldung auch eine staatliche Stelle kontaktieren können. Beide Meldestellenarten müssen jede Meldung dokumentieren, bearbeiten und den Eingang innerhalb von 7 Tagen bestätigen. Das Unternehmen muss geeignete Folgemaßnahmen ergreifen und den möglichen Compliance-Verstoß prüfen. Die Meldestelle ist verpflichtet, dem Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten mitzuteilen, welche Maßnahmen ergriffen wurden und wie dem Verstoß abgeholfen wurde.
Lassen Sie sich jetzt zur Informationssicherheit und unseren Lösungen beraten.