Checkliste: Datenschutz bei Einführung einer neuen Software

Kurzüberblick zur Checkliste: Datenschutz bei Einführung eines IT Systems

Worum geht’s? Eine DSGVO-Checkliste für neue Software, mit der Sie vor dem Go‑Live klären, ob Rechtsgrundlage, Informationspflichten, Dienstleister/AVV, Drittlandtransfer, VVT/DSFA und Datensicherheit (TOMs) sauber abgedeckt sind.

Für wen? Für Projektverantwortliche, IT/Operations, Datenschutz-Koordinator:innen und Teams, die „einfach sicher sein wollen, dass alles passt“ (ohne Fachjargon, mit klaren Schritten).

Checkliste für Datenschutz bei Software: Vermeiden Sie Bußgelder

Welche Anforderungen an den Datenschutz bei CRM, CMS und Co. gelten, haben wir für Sie in einer kompakten DSGVO-Checkliste für neue Software zusammengefasst. Lesen Sie, wie Sie in Ihrem Datenschutzkonzept neue Software sauber berücksichtigen – pragmatisch, strukturiert und nachvollziehbar.

Download der Checkliste zu Datenschutz & Software
So führen Sie neue Software DSGVO-konform ein.

Inhalte der Checkliste zur Einführung neuer Software & Datenschutz

Bei der Einführung eines neuen IT-Systems kommen in der Regel mehrere Hürden auf Unternehmen zu. In unserer Checkliste zum Datenschutz bei Software haben wir für Sie zusammengefasst, was Sie beachten müssen, um auch mit neuen Tools die DSGVO-Vorgaben sicher einzuhalten.

Diese 7 Schritte helfen Ihnen dabei, Software schnell, ohne Aufwand und vor allem sicher einzuführen. In der Checkliste beantworten wir folgende Fragen, die in der Praxis immer wieder auftauchen:

• Werden die Datenschutzprinzipien eingehalten?
• Was gilt für Informationspflichten und Betroffenenrechte, wenn ich neue Software einführe?
• Werden externe Dienstleister bei der Datenverarbeitung eingebunden?
• Werden Daten in ein Drittland übermittelt?
• Was gilt für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutzfolgenabschätzung?
• Muss bei der Systemeinführung der Datenschutzbeauftragte einbezogen werden?
• Wie gewährleiste ich Datensicherheit?

Datenschutzrechtliche Pflichten bei Einführung neuer Software (DSGVO)

Datenschutzrechtliche Vorgaben sind immer dann zu beachten, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Bei der Softwareeinführung sollten Sie deshalb insbesondere diese Punkte strukturiert prüfen:

Einbeziehung des Datenschutzbeauftragten (DSB)

Die ordnungsgemäße und frühzeitige Einbindung des/der DSB ist vorgesehen – auch bei der Einführung eines Systems, in dem personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage

Für jede Verarbeitung personenbezogener Daten muss eine rechtliche Grundlage bestehen. Prüfen Sie vorab, ob die Daten für die vorgesehenen Zwecke verarbeitet werden dürfen und worauf Sie die Verarbeitung stützen.

Informationspflichten & Betroffenenrechte

Betroffene Personen sind über die Verarbeitung zu informieren; Pflichtinhalte und Zeitpunkt ergeben sich aus Art. 13/14 DSGVO.
Außerdem sollten Systeme so gestaltet sein, dass Betroffenenrechte möglichst unkompliziert erfüllt werden können (z. B. Auskunft/Löschung).

Externe Dienstleister (AVV)

Werden externe Dienstleister eingebunden, sind häufig datenschutzrechtliche Verträge abzuschließen (z. B. Vertrag zur Auftragsverarbeitung) – teils bereits bei potenzieller Zugriffsmöglichkeit, etwa durch Wartung/Support.

Drittlandtransfer

Bei Übermittlungen in Drittländer außerhalb EU/EWR gelten zusätzliche Anforderungen (Art. 44 ff. DSGVO). Häufig werden Standardvertragsklauseln genutzt; nach „Schrems II“ sind zusätzlich häufig weitere Maßnahmen erforderlich.

Dokumentation (VVT), DSFA, Löschkonzept & TOMs

• Verarbeitungstätigkeiten sind zu dokumentieren (VVT).
• Bei risikoträchtigen Verarbeitungen ist ggf. eine DSFA erforderlich; ein/e benannte/r DSB unterstützt dabei.
• Löschfristen sollten frühzeitig abbildbar sein (Löschkonzept).
• Datensicherheit erfordert angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs), z. B. Passwortschutz, 2FA, Protokollierung, Mitarbeiterschulung sowie ein Need-to-know-Zugriffskonzept.

Gefahren: typische Stolperfallen bei „neue Software einführen“

Gerade bei CRM/HR-/ERP-Projekten entstehen Datenschutzprobleme oft nicht wegen fehlender Absicht, sondern wegen fehlender Struktur. Häufige Stolperfallen:

• Tool geht live, bevor Rollen-/Rechtekonzept und Logging sauber definiert sind
• AVV/TOMs werden „nachgezogen“ (oder Supportzugriffe werden unterschätzt)
• Drittlandtransfer wird zu spät erkannt
• Betroffenenrechte sind im System nicht praktikabel abbildbar
• Löschung/Speicherfristen sind technisch nicht sauber umsetzbar

7 Schritte für die DSGVO-konforme Einführung neuer Software

Warum moderne Unternehmen die DSGVO-Checkliste für neue Software brauchen

Generell kommt vor allem in Zeiten der Digitalisierung kaum ein Unternehmen an der Einführung von IT-Systemen vorbei. Und auch das Thema Datenschutz kann mit einigen Arbeitsschritten gut abgedeckt werden. Mithilfe unseres Prüfungskatalogs für DSGVO-konforme Software und den darin aufgezeigten 7 Schritten bekommen Sie Datenschutz und Digitalisierung unter einen Hut.

Neue Tools sind nur ein Schritt in Richtung Digitalisierung für Unternehmen. Damit Sie im gesamten Unternehmen DSGVO-konforme Software und Prozesse implementieren können, bieten wir Ihnen verschiedene Whitepaper, Leitfäden und Checklisten rund um den Datenschutz kostenfrei an.