ChatGPT & Datenschutz im Unternehmen: So vermeiden Sie typische Fehler

Unternehmen sind verunsichert – der Leitfaden schafft Orientierung

Viele Unternehmen fragen sich, ob die rechtssichere Nutzung von ChatGPT im Unternehmen möglich ist, was mit Mitarbeiterdaten im Hintergrund passiert und wie sich die Nutzung mit EU-Vorgaben zusammendenken lässt. Der Leitfaden greift diese Fragen auf und ordnet sie praxisnah ein.

Die 2 größten Gefahrenquellen bei der Nutzung von ChatGPT

Das sind die größten Stolperfallen, wenn Sie ChatGPT in Ihrem Unternehmen nutzen möchten:

Gefahrenquelle #1: Was passiert mit Nutzungsdaten?

ChatGPT ist eine Blackbox: Für Unternehmen ist nicht absehbar, welche Nutzungsdaten erfasst, wie sie verarbeitet und ob sie an Dritte weitergegeben werden. Der Leitfaden erklärt, warum das für Arbeitgeber/Arbeitnehmer relevant wird – u. a. über Nutzerkonto, Metadaten und fehlende Transparenz zu Zweck/Umfang.

Gefahrenquelle #2: Wo lauern Stolperfallen bei Daten, die eingegeben werden?

Der Leitfaden zeigt anhand von Praxisbeispielen, worauf verschiedene Abteilungen achten sollten, um nicht gegen DSGVO oder andere Gesetze zu verstoßen.

ChatGPT-Use-Cases

Die vollständigen Beispiele, Fallstricke und Maßnahmen finden Sie im Leitfaden – inklusive Checkliste für den risiko-reduzierten ChatGPT-Einsatz.

Drei typische Fragen aus dem Alltag

Wir möchten ChatGPT unternehmensweit ausrollen. Was müssen wir beachten?

‍Starten Sie mit drei Key-Maßnahmen: AVV, Datenschutzinformationen für Mitarbeitende/Betroffene und einer KI-Richtlinie mit klaren Ausschlüssen (z. B. Personaldaten).

Dürfen wir ChatGPT für Website-/Produkttexte nutzen?

‍Grundsätzlich ja, wenn keine personenbezogenen Daten nötig sind und interne/vertrauliche Informationen nicht eingegeben werden. Regeln dazu sollten in der Richtlinie festgehalten werden.

Dürfen wir ChatGPT zur Recherche über Bewerbende einsetzen?

‍Davon sollten HR-Abteilungen absehen: Es wären personenbezogene Daten nötig, Richtigkeit/Quellen sind unklar und das ist aus Datenschutzsicht problematisch.

Weniger Risiko bei ChatGPT. Mehr Klarheit. Bessere Spielregeln.

Was Sie nach dem Download besser können:

1. Risiken nachvollziehbar einordnen
   Warum ChatGPT datenschutzrechtlich besonders herausfordernd sein kann (u. a. Transparenz & Betroffenenrechte).
2. Use Cases realistisch bewerten
   Welche Anwendungsfälle je Abteilung schnell kippen (z. B. HR, Support) – und welche eher unkritisch sind (z. B. Content ohne personenbezogene Daten).
3. Mit einem umsetzbaren Maßnahmenpaket starten
   Als „Minimal-Set“ für den Einstieg: AVV, Datenschutzinformationen für Mitarbeitende/Betroffene, ChatGPT-Regeln in einer KI-Richtlinie (inkl. Ausschlüssen, z. B. Personaldaten).
4. Eine Checkliste abarbeiten statt Bauchgefühl
   Zweck festlegen, konformen Einsatz prüfen/DSFA bewerten, Transparenz/TOMs/VVT/Betroffenenrechte umsetzen, Regeln schulen und konsequent durchsetzen.